Основи діловодства

Тема уроку: Загальні вимоги до організації документообігу

Законспектувати у зошити

        Документообіг – рух документів   з   організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки.Вірна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому.

    Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.).

  Вимоги до потоків документів:  1) рух  документів   повинен бути прямоточним, тобто  виключати непрямі маршрути;                                                                                              2) принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача. Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання.

    При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

     Обсяг   документообігу – кількість   вхідних,   вихідних   та внутрішніх документів підприємства за певний період часу. Документообіг       включає    в     себе    декілька     етапів приймання,    обробка, розподіл, реєстрація,    передача,    доставка, контроль виконання.

    Приймання документів. Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума.

      В канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис «особисто» чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо).  З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.

    Реєстрація документів. Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень – реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

  Обов’язкові реквізити реєстрації: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа;

  • заголовок документа або його короткий зміст;
  •  резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);
  • Відповідальний виконавець;
  • термін виконання;
  • позначка   про   виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).

    Склад обов’язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає установа. За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності сітки – центральний банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм.

Домашнє завдання: Вивчити  конспект записаний у зошиті.

                                                Викладач         Ташликович М.М.